5 conseils pour gérer efficacement votre fichier clients

Conquérir de nouveaux clients coûte beaucoup plus cher que de conserver ceux que vous possédez déjà. Et puis, des clients satisfaits et fidèles sont gages d’un meilleur chiffre d’affaires sur le long terme. Ainsi, en optimisant votre fichier clients et en affinant vos offres commerciales, vous renforcez la force de frappe de votre entreprise.

1 – Structurez bien votre fichier clients pour simplifier son utilisation

Votre fichier clients doit contenir des informations indispensables et facilement accessibles pour vous permettre de disposer d’une base de données pratique et fonctionnelle !

Soignez l’ergonomie du fichier et  la présentation des résultats pour faciliter leur utilisation.

Prenez garde à ne pas récolter trop de données sur vos clients, au risque de vous noyer sous un déluge de détails sans intérêt. Sélectionnez les critères les plus pertinents pour organiser les différentes typologies de clients.

2 – Respectez l’ensemble de vos obligations légales

La réglementation en vigueur impose plusieurs obligations aux entreprises qui créent et gèrent un fichier de données personnelles (déclaration à la CNIL, information des clients, confidentialité des données et sécurité du dispositif). Le non-respect de ces obligations peut entraîner de lourdes sanctions financières, voire des peines de prison. Certes, la CNIL dispose d’un budget trop limité pour contrôler l’ensemble des entreprises. Mais en cas de plainte d’un client mécontent, l’inspection sera automatique…

3 – Protégez le fichier contre tous les aléas

Il est dans votre intérêt de bien sécuriser votre fichier clients, afin de le protéger contre des intrusions extérieures mais aussi contre un accès non autorisé d’un de vos employés sur le départ. Si les vols entre entreprises sont assez rares, un fichier clients peut représenter malgré tout une mine d’or pour vos concurrents. Restreindre l’accès ou la modification du fichier à quelques personnes est primordial. N’oubliez pas non plus de faire de multiples sauvegardes distinctes, essentielles en cas de pannes ou de piratages informatiques.

4 – Préparez des actions de communication régulières

Après s’être donné tant de mal pour mettre en place le fichier clients, autant en faire bon usage !

La possibilité de réaliser des segmentations de clientèles en fonction des secteurs d’activité, de la zone géographique, des canaux de vente, est une source d’efficacité considérable pour votre société. Mais cela implique de préparer des opérations marketing pour chaque type de clients, et de les relancer régulièrement (sans les harceler cependant).

5 – Faites des mises à jour systématiques à chaque nouvel événement

Le fichier clients n’est utile que s’il est correctement entretenu et mis à jour. Des informations de mauvaise qualité ou dépassées peuvent vous conduire à prendre des décisions improductives et à faire des offres qui ne correspondent plus aux attentes de vos clients. C’est pourquoi il convient de rafraîchir les données lors de chaque nouvel échange.