Bonnes pratiques : 5 astuces pour structurer et entretenir un fichier de prospection

Entretenir son fichier de prospection est déterminant. Non seulement, il s’agit d’un gain de temps précieux puisque cela vous évite de le remanier dans son intégralité au moment venu (souvent celui où vous en avez besoin très rapidement !) mais en plus, les gains en termes d’argent peuvent être conséquents (car vous ne commettrez plus d’erreurs liées à l’envoi lors de votre campagne de communication). Découvrez des astuces pour structurer et entretenir votre fichier de prospection !

1- Restructurez les colonnes

A savoir
La rédaction des adresses postales est régie par la  norme AFNOR XPZ 10-011. Elles doivent contenir 6 lignes au maximum :- Raison sociale ou dénomination- Identité du destinataire et/ou service- Entrée, bâtiment, immeuble ou ZI- Numéro et libellé de la voie- Mention spéciale et commune géographique (si différente de la ligne suivante)- Code postal et localité ou code cedex et libellé cedex

Il est judicieux de scinder l’adresse complète en plusieurs éléments qui seront saisis dans des colonnes différentes au sein de votre base de données (ou dans votre fichier Excel).

Prenons par exemple, Société DUPONT, Escalier B, 49 rue des Fusillés, 59000 Lille.

Le numéro de rue et la rue seront insérés dans deux champs bien distincts et le code postal et la ville seront eux-aussi placés dans des champs différents.

Cela donnera : 49 |rue des Fusillés |5900|Lille

De cette manière, la mise en forme des coordonnées de vos contacts sera uniformisée et vous pourrez facilement effectuer des tris et des recherches sur les données de votre choix.

 

2- Standardisez les informations

A savoir
Dans la plupart des logiciels, vous pouvez créer des masques de saisie pour ajouter automatiquement une majuscule au début de certains champs.

Il s’agit ici d’homogénéiser les mots et faire en sorte que les éléments de votre fichier respectent tous les mêmes normes. Par exemple, si vous choisissez d’écrire Bvd pour le mot « boulevard », conservez cette terminologie. Certains logiciels vont vous permettre d’effectuer cette démarche de manière automatique. Ce conseil vaut également pour les numéros de téléphone, pensez à placer un « masque de saisie » pour vous assurer que toutes les informations ont  la même forme.

Notez que certains prestataires, souvent des sociétés de routage [lien : http://www.envoi-routage.fr/#0], proposent des services de restructuration de fichier, notamment le traitement RNVP (Restructuration Normalisation Validation Postale) qui assure une normalisation en voie d’un envoi postal.

 

3- Prenez garde aux PND

À l’issue d’une opération de mailing ou de prospection par courrier, vous pouvez vous retrouver avec des PND (Pli Non Distribuable – cette expression remplace le NPAI, N’Habite Pas à l’Adresse Indiquée) que vous transmet la Poste ou toute autre entreprise qui a pour but d’expédier vos courriers. Dès lors, il est important d’effectuer une veille régulière sur ces adresses afin de supprimer celles qui sont erronées ou de les désactiver.

 

4- Dédoublonnez et intégrez vos produits

Pour bien entretenir votre fichier, il faut  dédoublonner ! Vous devez donc supprimer toutes les lignes qui apparaissent en double (grâce à la fonction recherche sur un logiciel, sur Excel ou encore sur Access). De même, veillez à intégrer toutes les données relatives à votre entreprise : le nom des services, des produits ou des dates de commandes par exemple. C’est important pour pouvoir segmenter vos démarches de prospection et différencier les actions marketing.

 

5- Soyez concis

Ne placez qu’une information par champ (par exemple, une colonne mentionnant le nom et une autre indiquant le prénom : ne jamais mettre en commun des informations qui peuvent être séparées). De même, il convient de ne pas effectuer de retour à la ligne dans une cellule. Ce genre de manipulation peut bloquer le transfert des données dans le cas où vous souhaitez exporter votre base de données vers un autre logiciel.